効率よく、社内や社外のコミュニケーションを取ることは仕事を進める上でとても重要ですよね。 インターネットを利用する場合は、非同期コミュニケーションツールとしてメールやチャットが大活躍しています。

本記事では、非同期コミュニケーションの代表格であるメールとチャットのメリット・デメリットについてあらためて考えてみます。

同期的・非同期的とは？

まず、同期、非同期について。簡単に言うと、同期的なコミュニケーションツールとは「電話」「オンラインやオフラインでのミーティング」などが当てはまります。同時に、リアルタイムにやりとりができることです。

一方、非同期的なコミュニケーションは、リアルタイムでのやりとりではなく、メールや、チャットツール（LINE, Slackなど）、プロジェクト管理ツール（Asana, Backlogなど）などが当てはまります。

非同期的なコミュニケーションがリモートワークなどには必要不可欠のため。今回はコチラの非同期的なコミュニケーションにフォーカスします。

テキストだけのやりとりの良さってありますよね

同期的・非同期的の認識をあわせたところで、非同期的なコミュニケーションの中心はテキストです。まずはテキストコミュニケーションツールとして古くからみんなが使っているメールについて考えてみます。

みんなメールが使えるから安心

メールは今やほとんどの人が使っているツールです。通常の文章のほか、相手の文章を引用したり、ファイルを添付したりと、もしかすると直接会話する以上の情報を一通のメールに含めることができます。

言った言わないが発生する電話より、履歴の残るメールがいい

電話は言った言わないが発生しますが、テキストでのやりとりではそれが発生しません。いつその話題が出たのかもさかのぼることができます。

非同期的に共有ができる

電話やミーティングでは全員が時間を合わせる必要があります。メールの場合、時間を合わせることなく、それぞれの人が自分の良いタイミングでやりとりを進めることができます。

でも、メールでは補えない、困りポイントもあります

メールでは補えない部分について、やりとりを進めるうちに、不便に感じることがあります。 たとえば下記のようなことが当てはまります。

慣習的に必要な前後の定型文。

いつもお世話になっております。〇〇の▲▲です。
（本文）
以上となります。どうぞよろしくお願いいたします。

このように、メールでは古くから、前後の定型文がつくのが当たり前となっています。

初回は、あっても良いものですが、何度もやり取りするのであれば、不要になるでしょうし、口頭であれば「はい。」「承知しました。」で済むことでも、3行以上は必ず書くことになります。

何の話してるのかわからなくなってきた。

2つ以上の話題が並行しているメールや、プロジェクトごとにやり取りしているメールなど、いくつものやりとりが発生した結果、今なんの話題なのか思い出すのに時間がかかってきます。

既読がつかない…

LINEなどのチャットツールや、Backlogのプロジェクト管理では、メッセージが読まれたか読まれていないかを知ることができます。メールでは相手が読んだかどうかが把握できません。

届きましたか？え、迷惑メール？

いつまでたっても返信がないので、追加でリマインドメールを送ったり、電話をしたところ「迷惑メールに入ってました…」そうでしたか…。どうして迷惑メールになっちゃうんだろう。

やばい。CCに入れるの忘れてた。

メールを送信した。送信したあとでCCに上司を含めるのを忘れていたことに気づく。やばい。

やばい。宛先間違えた。

メールを送信した瞬間に気づいた。いま違う人に送った……。やばい。

じゃあチャットツールはどうなの？

メールにはデメリットもあることがわかりました。では、チャットツールであればそれらをすべてクリアにできるでしょうか？

通知が鳴り止まない…

たくさんのメッセージが来たり、あるいはメッセージが投稿されただけでも未読がたまっていきます。さらに、チャットツールにはメッセージが届くことを知らせる通知メッセージや通知音が備わっています。そのため、延々と鳴る通知音に悩まされる人も多いでしょう。

チャンネルが増えすぎて見る気がしない…

プロジェクトごとにチャンネルを分けてトークしていると、チャンネルの数はどんどん増えていきます。そして、その数だけメッセージの総数も未読メッセージの数も溜まっていきます。見る気がしなくなってプロジェクトの進行状況をキャッチアップできなかったり、あるいは未読を全部解消したい人にとっては、メッセージと同様にストレスも溜まっていくことになります。

オンラインなのにすぐ反応してくれない！！

既読がつくことにも良さと悪さがあります。具体的には「既読になってるのに返事がいつまでも来ない！」「オンラインだからすぐ返事が来ると思ったのに全然来ない！！」ということが考えられます。

自分の都合の良い時に返事や対応ができるのが非同期コミュニケーションツールの良いところですが、既読やオンライン表示があることですぐに反応がもらえるのではないか…そんなふうに思ってしまうこともあります。

なんか電話してるみたいになってきた

既読がついてすぐ返事が出来る状況だったとしても、だんだんメッセージのやりとりが密になっていって、リアルタイムで会話をしてしまっている…。電話とあんまり変わらない！

DMばっかり来る

「すみません。あの件どうなってましたっけ？」DMで聞かれると送られた人だけしか答える人が居ない上、他のメンバーに情報の共有もできなくなってしまって、結局個別でDMをやりとりすることに…。これじゃメールとあんまり変わらない！

自分がいないチャンネルで話されているっぽい

隣の席から聞こえる会話…「Slack見ました？あのことですけど…」えっ。どこでその話したの？

やっぱり何の話したかわからなくなってきた。

メールと同じで、今まで何の話したかやっぱり忘れてしまった……。

私たちはこんがらがったコミュニケーションにどのように立ち向かうのか

今回の記事では、オンラインコミュニケーションツールの代表格であるメールとチャットについて考えてみました。結果これだけでは全てはうまくはいかないなと感じます。じゃあ、やはり同期的なコミュニケーションに寄せよう。というのもこれはこれで、最適とは言い難いです。

このように考えれば考えるほど、複雑なコミュニケーション。これを解決するにはどうしたらいいのでしょうか？魔法の答えはなさそうです。

そこで、mgnでは同期的なコミュニケーションも、非同期的なコミュニケーションもうまく組み合わせてつかうのがよいかなと考えています。また、人と人とのコミュニケーションの間では、ひとつひとつのケースに対してそれぞれの最適解が存在しそうです。

mgnでは、同期的なコミュニケーションも、非同期的なコミュニケーションとしてのメールもチャットも使います。さらに、添付ファイルの管理には、Google Drive, Dropboxなどのクラウドストレージサービス。プロジェクトにおいて、誰と誰が話しているのかが不透明になったり、何をするべきかわからないのであれば、Backlogのようなプロジェクト管理ツール。社内の決め事やルール、ガイドラインを管理したい場合はWiki機能を使ったり、Notionも使います。

書き出してみましたが、ツール多いですね。まだ書ききれてないサービスも多数あります。

そんななか、次回はプロジェクト管理ツールについて、mgnがどのように利用しているかといった実例も含めてご紹介します。さらに、その他のツールについてもご紹介していきたいと考えています。

さて、みなさんはこれらのツールをどんなふうに使っていますか？どのような困りごとがありますか？SNSやコメントなどで、みなさんの意見を教えてもらえるとうれしいです。

After rethinking the advantages and disadvantages of e-mail and chat, the two most common forms of remote communication, I realized that they are still complicated and it is not easy for everyone to communicate well

Efficient, internal and external communication is very important to get the job done. When using the Internet, e-mail and chat are very popular as asynchronous communication tools.

In this article, we will rethink the merits and demerits of e-mail and chat, the two most common forms of asynchronous communication.

What is synchronous and asynchronous?

First, let’s talk about synchronous and asynchronous. Simply put, synchronous communication tools include “phone calls” and “online and offline meetings. At the same time, it is the ability to interact in real time.

Asynchronous communication, on the other hand, is not a real-time exchange, but applies to e-mail, chat tools (LINE, Slack, etc.), project management tools (Asana, Backlog, etc.), etc.

Asynchronous communication is essential for remote work. In this article, we will focus on this asynchronous communication.

There’s something nice about text-only communication.

Now that we have combined the perceptions of synchronous and asynchronous, the center of asynchronous communication is texting. First, let’s consider e-mail, which has long been used by everyone as a text communication tool.

Everyone can use e-mail, so you don’t have to worry.

Email is now a tool used by almost everyone. In addition to regular text, you can quote the other person’s text, attach files, and perhaps include more information in a single email than you can in a direct conversation.

I’d rather have a text message with a history than a phone call with a “I told you so” or “I didn’t tell you so” situation.

Phone calls involve saying and not saying, but that does not occur in a text exchange. You can even go back to when the subject came up.

Asynchronous sharing is possible.

In a phone call or meeting, everyone needs to be on time. With e-mail, each person can proceed with the communication at his or her own good time, without having to arrange a time.

But there are some points of trouble that cannot be compensated for by e-mail!

There are times when you may feel inconvenienced as you proceed with the correspondence about areas that cannot be compensated for by e-mail. For example

The customarily required back-and-forth formality.

いつもお世話になっております。〇〇の▲▲です。
（本文）
以上となります。どうぞよろしくお願いいたします。

Thus, it has long been the norm in e-mail to have a standardized back-and-forth format.

The first time, it is a good thing to have, but if you are going to communicate with them many times, it will be unnecessary. Yes, I understand. Even if it can be done only with a simple “Yes, sir” or “Yes, I understand.

I don’t know what I’m talking about anymore.

As a result of a number of exchanges, such as emails with two or more topics in parallel or emails exchanged for different projects, it takes time to remember what the topic is now.

I can’t get a read…

Chat tools such as LINE and project management in Backlog let you know if a message has been read or not. With email, you cannot know if the other person has read it or not.

Did you receive it? What, spam?

I never received a reply, so I sent an additional reminder email or called them and they said, “It was in your spam mail…” Oh, right…. I wonder why it goes into my spam mail.

Oh no, I forgot to put it in the CC.

I sent an email. After I sent it, I realized I forgot to include my boss in the CC. Oh no.

Oh no. Wrong address.

I noticed it the moment I sent the email. I just sent it to the wrong person: ……. Oh no.

So what about chat tools?

We have seen that e-mail has its disadvantages. So, can a chat tool clear all of them?

Notifications never stop ringing…

Many messages come in, or even just messages posted, and unread messages accumulate. In addition, chat tools have notification messages and tones that let you know when a message arrives. Many people are annoyed by the endless beeping of notifications.

Too many channels to watch…

If you talk in separate channels for each project, the number of channels will keep growing. And with that number, both the total number of messages and the number of unread messages will accumulate. For those who don’t feel like looking and can’t catch up on the progress of a project, or want to get rid of all the unread messages, the stress will build up as well as the messages.

I’m online and they don’t respond right away!

There are good and bad things about being read. Specifically, “I’ve already read your message, but you haven’t responded to me in forever!” I thought I’d get a reply right away because I’m online, but I never got one!” This could be the case.

The beauty of asynchronous communication tools is that you can reply and respond when it is convenient for you, but sometimes you may think that the read or online indication will get an immediate response….

It’s starting to feel like I’m making a phone call.

Even if the message has been read and you can respond immediately, you are gradually exchanging messages more and more closely, and you are having a conversation in real time…. It’s not much different from a phone call!

All I get is DMs.

I’m sorry. What happened to that matter?” When asked by DM, only the person to whom the message was sent can answer, and the information can no longer be shared with other members, so we end up exchanging individual DMs…. This is not much different from e-mail!

It’s like they’re talking on a channel I’m not in.

Conversation heard from the seat next to me… “Have you seen Slack? About that…” What? Where did you talk about that?

I still don’t know what I was talking about.

Like the email, I still forget what we’ve been talking about: …….

How do we confront confused communication?

In this article, I have considered email and chat, the two most common online communication tools. As a result, I feel that this is not enough to make everything work. So, let’s still pull back to synchronous communication. But this is not the best choice.

The more we think about this, the more complicated communication is. How can this be resolved? There seems to be no magic answer.

Therefore, mgn thinks it is a good idea to use a good combination of both synchronous and asynchronous communication. In addition, there seems to be an optimal solution for each case of communication between people.

MGN uses both email and chat as both synchronous and asynchronous communication. In addition, cloud storage services such as Google Drive, Dropbox, etc. for managing attachments. Project management tools such as Backlog if it is unclear who is talking to whom or what needs to be done on a project. If you want to manage internal decisions, rules, and guidelines, use the Wiki function or even Notion.

I have written it down, but there are many tools. There are many services that have not yet been written down.

In the next issue, we will introduce project management tools, including actual examples of how mgn uses them. In addition, we would like to introduce other tools as well.

How are you using these tools? I would be happy to hear your opinions on social networking sites and in the comments.