こんにちは！

最近は、多様なはたらき方が増えました。特にリモートワークやフレックスタイムなどの増加によって、非同期的コミュニケーションの重要性が以前よりも増しました。mgnにおいてもそれは同じです。このように、非同期的にはたらくことが求められている中、それぞれの人が最大限のパフォーマンスを発揮できるようにするために、私たちは様々なツールを用いています。

リモートワークでの困りごと

オフィスで働いている場合は、ちょっとした会話がしやすいです。 質問・相談についても、気軽に聞きやすい環境です。雑談をすることもできるでしょう。

リモートワークではそのハードルが上がります。ちょっとした質問でも、Web会議ツールを立ち上げなくてはなりません。ハードルがあがってしまうことによって、不明点の解消や相談をためらってしまいます。また、相手の様子がわからないので、仕事を中断させてしまわないかという不安もあります。

一緒に食事をとることや、雑談もなくなるため、情報共有に差が出るほか、孤独感が増すこともあります。これはチームを作る上で、大きな障害になってきます。

mgnが使っているツールを紹介します 共有編

まずは、チーム全体でいろいろなことを「共有」してはたらくためのツールのご紹介です。

GitHub

同じプロジェクトをやっている人と、作業がかぶってしまってうまく進めない。または、今まで作業していたことが消えてしまった…

GitHubは、ファイルの変更履歴を保存するツールであるGitをクラウド上で管理できるサービスです。これがあることで、ファイルの変更をみんなで、しかも非同期的に行うことができます。Issueとよばれるタスク管理機能を備えており、Issueをもとにして、Proojectというカンバン式の進行管理も行えます。

ファイルの変更履歴を管理できるので、間違えてしまったときはバージョンを戻すことで対応できたりします。一人で仕事をする場合はもちろん、チームで仕事をするうえで、欠かせないツールです。

https://github.co.jp

Notion

タスク管理がうまくいかない。ちょっとしたメモをとりたい。議事録、プレゼン、ファイル。みんなで共有する事が多くて、どこに何があるか覚えるのが大変…

Notionは、こういったドキュメントの作成やナレッジの整理をひとつのワークスペースで行うことができます。議事録やカレンダーの共有、データベース機能を使ったタスク管理などと、とにかく様々な機能がまとまっているので、場合によっては他のツールからすべてNotionに移行することもできます。

また、単に情報のハブとして使うことができます。mgnの使い方としては、こちらが多いです。いろいろなアプリとの連携もできますので、いろいろなツールを都度開く必要がありません。

単にテキストエディタだけで使う場合にも、テキスト、画像、チェックリスト、コードブロック、コメント機能…様々な機能が用意されているので、議事録やメモをとるときにも便利です。mgnでは、最初は部分的に取り入れることから始めました。徐々に使い方の幅が広がっています！

https://www.notion.so/ja-jp

Backlog

プロジェクト管理もうまくいかないー！Excelとメールでやりとりするのってもう限界。関係者、担当者、誰が何をしているのか把握できなくて大変…

Backlogは、簡単で扱いやすいプロジェクト管理ツールです。担当日や期日がわかりやすく見える化されて、プロジェクトが円滑に進みやすくなります。スター（いいね）機能、絵文字が使えるなど、フレンドリーにメンバーとコミュニケーションがとれるという点からもとっつきやすい仕組みとなっています。

mgnでは、プロジェクトのすべてをBacklogで管理しています。プロジェクトを横断して自分のタスク・期限日などが一覧で見えるので、抜け漏れが少なくなる仕組みはとても助かりますし、シンプルで直感的な見た目なので、大変使いやすいです。スペースごとの課金のため、メンバーがどれだけ増えても気軽に追加できます。

https://backlog.com/ja

Google Drive

パソコンの中にあるデータをみんなに共有したい。でも、メールで送信して、もし違う宛先に届いてしまったら？それに、データが変更になるたび、みんなに送るのって大変…

mgnではクラウドストレージサービスとしてGoogle ドライブを利用しています。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドといったビジネスに欠かせないツールとも連携しているので、すごく便利です。みんなで共同編集もできるので、わざわざ都度共有しなくてもいいのがすごく助かりますね。ほかにも、社内ミーティングの録画データなども保存しています。全員がアクセスできるので、情報の共有に役立っています。

いかがでしょうか。どれもmgnでは実際に、便利につかっています。スムーズにさまざまなものを共有・共同編集できることが、ストレスが少なく仕事を進められるポイントだと思います。

https://www.google.com/intl/ja_jp/drive

mgnが使っているツールを紹介します コミュニケーション編

次に、コミュニケーションを取る時によく使うツールをご紹介します。mgnはコミュニケーションをとることが大好きなので、これらも重要なツールです。

Slack

ちょっとしたことを聞きたい。メールだとみんなに共有するのが手間がかかる。複数の顧客やパートナーとの連絡も一元管理できないだろうか…

Slackは、非常に使いやすいチャットツールです。話題ごとに、それぞれチャンネルを作ってメッセージのやり取りができるので便利です。また、ハドルミーティングといって音声通話の機能もありますから、「今からハドルいいですか？」といった感じで、コミュニケーションが取れます。もちろん検索機能もついています。メンションすると通知が相手に届いたりもしますから、やりとりがとてもスムーズにすすみます。

別の組織と連携したチャンネルを作ったり、ユーザーをゲストとして招待することができますから、コラボレーションが簡単に行えます。

mgnでは、業務上のチャットから「音楽」「お酒」「エクササイズ」「ゲーム」…こういった雑談まで、たくさんのチャンネルを作って交流しています。

https://slack.com/intl/ja-jp

Gather/Zoom/Google Meet

リモートワークでは自分のペースで仕事が進めやすい一方で、同僚とのコミュニケーションが取りづらいもの。ちょっとした雑談をすることができず、孤独感が増す場合も。

私たちは非同期的コミュニケーションで業務をすすめながらも、同期的なコミュニケーションであるリアルタイムでの会話、会議。あるいはちょっとした雑談なども大事にしています。雑談楽しいですよね。

そんなときに、利用していたのがZoom。いつでも誰でも入れるルームを用意して、業務開始から終了まで、ずーっと繋ぎっぱなしにしていました。もちろんほとんどはもくもくと仕事をしているのですが、ふとした時に業務上の会話、質問から雑談まで便利に利用していました。

現在はバーチャルオフィスであるGatherを利用しています。バーチャルオフィスとは、オンライン上にあるオフィスの事をいいます。インターネットがあればどこからでもアクセスができます。Gatherはドット絵のデザインで、レトロな感じです。個人のアバターと、デスクや会議室も揃っています。

mgnはZoomを使っていた頃の名残で、広いオフィススペースがあるにも関わらず、８×８ほどのスペースにほとんどのメンバーがぎゅっと集まりもくもくと仕事をしています（笑）。

現在、お客さまとのミーティングはGoogle Meet を利用しています。

Gather：https://ja.gather.town/

Zoom：https://zoom.us/ja

Google Meet：https://meet.google.com/

Discord

もう一つ、オンラインでのコミュニケーションを助けてくれるツールとして、mgnではDiscordも利用しています。Gatherなどと同じく、ボイスチャット・テキストチャットのチャンネルを作って交流できます。

テキストチャットは、Slackなどと同じく絵文字やスタンプを使ってのコミュニケーションが可能です。ボイスチャットの大きな特徴としては、チャンネルに各々のタイミングで参加でき、出入りが自由だということです。会議であれば時間を調整する必要がありますが、例えば同僚とのちょっとした会話などが、他のツールに比べてやりやすいです。

https://discord.com

Krisp

私たちが手放せないツール、もう一つはノイズキャンセリングアプリの「Krisp」です！これは非常に優秀な効果を発揮しており、雑音がほとんど入りません。今は各ボイスチャット・ミーティングツールにおいて、そのものがノイズキャンセル機能を持っていますが、それをさらにクリアにしてくれるのがKrispです。

ノイズが入るというのは、実はストレスが積もるもの。しかし、リモートワークにおいては、各々の通話環境は様々です。Krispは、マイクだけでなくこちらに聞こえる音にもノイズキャンセルをしてくれますから、非常にクリアな音声通話を行うことができます。

https://jp.vcube.com/form-inquiry-md11-krisp.html

まとめ

いかがだったでしょうか。こうして書いてみると、実にたくさんのツールを使っているなと思います。この記事を書いている担当は、GatherやKrisp、Notionが本当に大好きなアプリで、 ずーーっと使っています。使えなくなったらかなりハードルが上がり、モチベーションを保てないかもしれません。それくらい便利です。

みなさんのお気に入りや便利で紹介したいツールはありますか？ぜひコメントやSNSなどであなたのおすすめを教えて下さいませ。

I can’t work without it… mgn’s recommended tools (sharing & communication)

Hello!

These days, there are more and more diverse ways to work. The same is true at mgn. We use a variety of tools to help people work asynchronously and maximize their performance.

Problems with remote work

If you are working in an office, it is easy to have a small conversation. It is easy to ask questions and seek advice. You may even be able to chat with them.

Remote work raises that hurdle. Even a small question requires the use of a web conferencing tool. This hurdle makes people hesitant to ask for clarification or consultation. There is also the fear of interrupting work because you don’t know what the other person is doing.

Since there will be no more eating together or chatting, there will be differences in information sharing and an increased sense of isolation. This can be a major obstacle to building a team.

Here are some of the tools mgn uses Sharing

First, we would like to introduce a tool for “sharing” and working with the entire team on various matters.

GitHub

I’m working on the same project with someone else and we’re having trouble getting things done. Or what you have been working on has disappeared…

GitHub is a service that allows users to manage Git, a tool for storing file modification history, in the cloud. It has a task management function called Issue, and also provides a Kanban-style progress management function called Prooject based on Issues.

You can keep track of changes to files, so if you make a mistake, you can revert to a different version to take care of it. It is an indispensable tool when working alone or in a team.

https://github.co.jp

Notion

I have trouble managing tasks. I need to take small notes. Minutes, presentations, files. There’s so much to share with everyone, it’s hard to remember where everything is…

Notion allows you to create such documents and organize knowledge in a single workspace. In some cases, you may want to migrate from other tools to Notion entirely, as it brings together a variety of functions such as minutes, calendar sharing, and task management using the database function.

It can also simply be used as an information hub, which is the most common use of mgn. It can also be integrated with various applications, so there is no need to open various tools each time.

Even when used simply as a text editor, it offers a variety of functions: text, images, checklists, code blocks, comment functions… It is also useful for taking minutes and notes. mgn started by incorporating it partially at first. Gradually, the range of usage has expanded!

https://www.notion.so/ja-jp

Backlog

Project management doesn’t work either! I’ve reached the limit of communicating with Excel and email. It’s hard to keep track of who’s involved, who’s in charge, who’s doing what…

Backlog is a simple and easy-to-use project management tool. It is easy to visualize the assigned dates and due dates, making it easier for projects to proceed smoothly. It is also easy to use from the point of view of being able to communicate with members in a friendly manner, with a star (like) function and the use of emojis (pictograms).

At mgn, we use Backlog to manage all of our projects. The system is very helpful because I can see a list of my tasks, due dates, etc. across projects, which reduces omissions, and it is very easy to use because of its simple and intuitive look and feel. Since you are charged per space, you can easily add more members no matter how many you have.

https://backlog.com/ja

Google Drive

I want to share the data in my computer with everyone. But what if I send it by e-mail and it reaches a different destination? Besides, it’s hard to send the data to everyone every time it changes…

At mgn, we use Google Drive as our cloud storage service, and it is very convenient because it is integrated with Google Docs, spreadsheets, slides, and other essential business tools. We can also edit together, so we don’t have to go to the trouble of sharing each time. We also store recordings of internal meetings. Since everyone can access the data, it is very useful for sharing information.

What do you think? All of them are actually used conveniently at mgn. I think that being able to share and co-edit various things smoothly is a key point to proceed with work with less stress.

https://www.google.com/intl/ja_jp/drive

Here are some of the tools used by mgn Communication

Next, here are some of the tools we often use when communicating. mgn loves to communicate, so these are also important tools.

Slack

I just want to ask a few questions. Email would be too much work to share with everyone. Can’t we also centralize communication with multiple customers and partners…

Slack is a very easy-to-use chat tool. It is convenient because you can create different channels for different topics and exchange messages. It also has a voice call feature called “huddle meetings,” so you can communicate in a huddle like, “Can I have a huddle now?” and so on, so you can communicate. Of course, there is also a search function. When you send a message, a notification will be sent to the recipient, so communication goes very smoothly.

Collaboration is easy, as you can create a channel linked to another organization or invite users as guests.

At mgn, we have created many channels for interaction, from business chat to “music,” “alcohol,” “exercise,” “games,” and other such chit-chat.

https://slack.com/intl/ja-jp

Gather/Zoom

While it is easy to work at one’s own pace when working remotely, it is difficult to communicate with colleagues. It can be difficult to make small talk, which can increase feelings of loneliness.

While we work with asynchronous communication, we also value synchronous communication, such as real-time conversations, meetings, and small talk. We also value small chit-chat. I enjoy chatting with people.

I had a room that anyone could enter at any time, and I kept it connected from the start of the workday to the end. Of course, most of the time I was working hard, but I was able to use Zoom for business conversations, questions, and chit-chat at any given moment.

We are currently using Gather, a virtual office. A virtual office is an office that is online. Gather has a dotty, retro design. Gather has a dotty, retro design, complete with personal avatars, desks, and meeting rooms.

Mgn is a remnant of the days when we used Zoom, and even though we have a large office space, most of the members are crammed into a space about 8 x 8, working hard (laughs).

https://ja.gather.town

https://zoom.us/ja

https://meet.google.com

Discord

Another tool that helps us communicate online is Discord, which, like Gather and others, allows us to create and interact in voice and text chat channels.

Text chat, like Slack, allows communication using emojis and stamps. One of the main features of voice chat is that you can join the channel at your own time, and you can come and go as you please. While it is necessary to arrange a time for a meeting, it is easier to have a small conversation with a colleague, for example, than with other tools.

https://discord.com

Krisp

Another tool we can’t live without is Krisp, a noise canceling application! It works great and is virtually noise free. Nowadays, each voice chat/meeting tool has its own noise cancellation feature, but Krisp makes it even clearer.

Noise can be stressful, but in a remote work environment, each individual’s call environment is different. Krisp provides noise cancellation not only to the microphone, but also to the sound that is heard by the user, allowing for a very clear voice call.

https://jp.vcube.com/form-inquiry-md11-krisp.html

summary

How was it? I think I use a lot of tools when I write this. Gather, Krisp, and Notion are my favorite apps, and I use them all the time. If I couldn’t use them, I might not be able to keep up the hard work and motivation. That’s how useful they are.

Do you have a favorite or useful tool that you would like to introduce? Please share your recommendations in the comments or on social networking sites.