こんにちは！はたらくLENS編集部です。今日は、隔週で行っている「はたらきかた配信」からトピックをおとどけします。今回のテーマは「会議の作り方」。mgnでの取り組みをご紹介します！

会議運営って、難しいですよね…

お客様とのミーティングはもちろん、社内会議もありますよね。mgnでは2週間に一度社内タスクを整理する会議や、1ヶ月に一度の全体会議、もうちょっとメンバーをしぼった委員会会議とかも入ったりするので、結構いっぱい会議しています。

じゃあうまく会議できるのか？というと、全然課題だらけです。たとえば…

• 意見が出ない・発言する人がいない
• 発言しづらい・自分の意見を出す勇気がない
• 発言をよくする人の意見がついつい通りやすい
• どうやって意思決定をすればいいかわからない

このあたりを「どうしようかな？」と考えています。直接話し合う場となると、自分の意見を出して良いものか？と様子をうかがったり、そもそもその場でぱっと意見を思いつくのが難しかったり。そして、そういうのが得意な人の意見が結構通りやすそうだったり。なんとかいくつかの案にまとめても、「ここからどうやって決めていこう？」と困ったり。

いつも悩みまくりです。

大切な前提「心理的安全性」

活発に意見がかわされ、十分に検討されるという会議が行いたい場合、まずはみんなに意見を出してもらうのが大事。そのために、「心理的安全性」というキーワードをもとにやり方を色々考えてます。

心理的安全性とは？

どんな意見でも歓迎・尊重され、出した意見によって、罰されたり、拒絶されたりしない。異なる意見を出しても、それが理由で人間関係が壊れることはない。

たとえば会社から「この業務もまかせたいんだけど…」と、言われたとして、「わ、わたしいっぱいいっぱいです！！」となった場合に、それを口にするのは難しいものです。

ただ、それを正直に打ち明けることができ、打ち明けられた側（今回は上司など）もその発言をうけとめ尊重し、そのうえでどうするか？と話し合える土台をつくるのが「心理的安全性」です。

ある意味「空気を読む」とは真逆。

ただ、組織をよくするために、あなたの意見を聞きたい。それを気軽に言える状態が「会議」を進めるにあたって大きな土台となります。

関連記事：心理的安全性って結局どういうことだろう

みんなが意見を出せる会議のために、mgnがやっていること

会議の前提として、一つの案について合意形成をするための会議もあると思います。一方で、さまざまなアイデアを出し合って、方向を見つけていく会議もありますね。

特に「方向を見つけていく」会議において、mgnでは、「一人で決めるよりも、みんなで決めたほうがいいよね。」という考えのもと、会議に取り組んでいます。

みんなそれぞれの得意・不得意に、不利・有利を作らない会議

じっくり一人で時間をかけて考えるのが向いている人。その場で話しながらアイデアがひらめく人。オフラインの会議をするときって、特に「その場で発言できる人」が得意だと思います。ただ、じっくり考えたい人にとっては、それが不得意になってしまいます。

みんなで話す会議という場においては、すっと話が出る人のほうが、ある意味意見が通りやすいかもしれません。ただ、じっくり時間をかけて考えて、慎重に発言をしている人の意見もまた、同じように取り入れたいと考え、どうすればいいのかを試行錯誤しています。

非同期的かつ同期的なコミュニケーション

事前に議題を伝えておいて、テキストベースでドキュメントに書いておいてもらいます。

たとえば、「2024年のmgnはどうでしたか？」という議題に対して、おのおのが、

• 名前
• よかったこと
• もっとこうしたかったこと

みたいなポイントを記載していきます。会議前日以前にみんなにドキュメントが共有されて、会議までに書きおえます。

会議当日には、全員で自分の意見を読んだり、補足があればその場でつけくわえたり。そしてその話を聞きながら、リアクション・スタンプを押したり、コメントをつけたりしてすすめています。

これを行うことで、全員が意見を出している状態に近くなります。書き込むときに人の意見を見ることもありますから、案外「あ、みんなはこう思ってるんだな、じゃあ自分も…」という視線で書き込めたりします。

さまざまな得意不得意の部分をなるべく補おうとしながら、会議をすすめていきたいね、という感じで日々ブラッシュアップしています。

意思決定

案が出て、一つに決めようとなったときは、多数決が簡単な方法ですが、それに頼りすぎないように気をつけています。

私たちは、みんなが「どのくらい賛成か」ということについても考えたいなと思っています。なので、多数決を一旦行って、意見が結構分かれたら、案それぞれに対して重み付けをして投票したりします。項目ごとに5点満点でつけていくような。

この間、会社でコーポレートサイトのデザインを考えたとき、最終的な候補となった2案に関しては、2〜3回、手を変え品を変え投票してみたのですが、毎回ほぼ5:5にわかれました（笑）

徐々に積み上げていくもの

最初から全部がうまくいくわけではないので、日々試行錯誤していくものだと思っています。mgnも、これからも引き続き会議をよくしようといろいろな方法を取り入れていきたいです！みなさんのアイデアがあればぜひXアカウントにご意見およせください。