あなたは現地の言葉を話せない国で働いたことがありますか？もしその答えがイエスなら、あなたには仲間がいます。

こんにちは！ キャット（またはミナミ）です。 現在日本の会社、通称mgnで働いている「外国人」（仮）です。国籍は日本ですが、生まれはベトナムです。また、日本語はそれほど流暢ではありませんが、日本の文化に全く慣れていないわけでもありません。ひとまずそれはまた別の機会に。

この投稿では、日本企業で働いた経験を共有したいと思います。 まず大前提として、現地のネイティブと同等と感じられるレベルに達するには、多くの困難を経て時間がかかります。 日本の文化や働き方を理解できると思っていても、実際にはそれ以上に難しいものがあり、こうした難しさはある種のパターンとなっていました。 より多くのミーティングや実践的な活動に参加するようになると、私はそのパターンに疲れていきました。私は、この「非生産的なパターン」が同僚との距離を感じさせ、グループ活動への参加をためらわせていることに気づきました。

どうしたらいいんだろう？こうあるべきなのか？仕事で感じるべき事なのだろうか？ -いや、これは私が望んだ働き方ではない。じゃあどうするべきか？私はこの「非生産的パターン」を分析してみました。

• 同僚は母国語で話す
  • 私は英語で話す
• 翻訳なし（双方）
  • 理解できないメンバーがいる
  • 会話につながらないメンバーがいる
  • 何人かのメンバーは結局話さなかった
• 話すスピードは普通（双方）
  • 言葉が母国語でないため、追いつけないメンバーがいる
  • 情報量が多すぎるため、努力をあきらめてしまうメンバーもいる

そして、練習を重ねるうちに、少ない日本語を使ってより生産的に仕事をするパターンがわかってきました。 これらのヒントは私と同僚の双方に役立ちます。というのもそれらは、同僚のことを考え、どうすれば彼らが私を理解してくれるかを考えたときに生じたものです。同僚を助けることは私を助けることに繋がります。もし自分のことだけを考えていたら、この目標はすでに失敗していでしょう。

注釈付きで混合言語を使う

複雑に聞こえるかもしれないが、何事も先ず練習あるのみ。私自身の例からこの意味を説明します。

私は同僚と簡単な英語で話すのが好きです。最初は、自分の喋り方はシンプルで、スピードも比較的ゆっくりだったので、いいスタートだと思っていた。 そして今日、英語を母国語としない同僚に対しては、常に細心の注意を払うべきだと気づいた。

私自身それを経験するまで、あまり深く考えていませんでした。 しかし、疲れているときや忙しいときに会議に出席すると、たいていの場合、（同僚が簡単な日本語で話していても）迷ったり混乱したりした。私の脳はどちらかというと「怠け者」であり、このような時間帯に適切に機能することはできなかった。しかし、このような状況のおかげで、私は同僚と関係を持つことができた。

私は英語のセンテンスに日本語の単語をもっと組み合わせるようになり、それが同僚に私を理解してもらう動機付けになったと思います。 私の意見では、私の英語の文章に簡単な日本語を使うことで、彼らは私とのつながりを感じやすくなります。

奇妙に聞こえるかもしれないが、こうすることで彼らは英語をもっと理解できると感じるようです。少なくとも私は、この混成語を聞いたときにそう感じます。そして、私が知る限り、今のところうまくいっています。

もちろん、あなたのトピックに関連したノートを準備し、それを彼らの母国語に翻訳することを忘れないでください。これは余分なことだが、あなたの話に深みを与え、同僚が理解度を確認するための参考資料にもなります。

キーワードを使う

勤務時間中、同僚から繰り返し聞こえてくる言葉や文章に注意を払う。 つまり、会社のベースとなる言葉に耳を傾けるのだ。自分にとって役に立つカテゴリーに注目するようにしましょう。例えば、私は普段、会議の進行に役立ちそうな具体的な文章に焦点を当てています。 スピーチやプレゼンテーションで使われる日本語のビジネスフレーズには慣れていないので、職場の会議を有利に進めたいのです！このようなキーワードを見つけたらメモしておき、次に会議を進行するときに使うようにしています。混在言語と日本語キーワードの組み合わせは強力なコンボに…！

繰り返しを使う

キーワードを使うのと同様に、同僚に特定の意味（単語や文章）を覚えてもらいたいときは、繰り返しが鍵になる。他の言語でお互いを理解しようとするのは難しいので、必要なときにはキーワードやフレーズを同僚に伝え、理解してもらうようにします。 そして、機会が許す限り、文章の中で同じ言葉を繰り返す。そうすれば、同僚はすでに意味を理解しているので、翻訳にかかる時間が短縮されます。 また、「一石二鳥」です！あなたは彼らに説明しながら、そして反復を使いながら、彼らの言語を学び、理解を広げているのです。一方、相手はあなたの繰り返しを覚えているので、あなたともっとうまく話せるようになる！個人的には、これは私と同僚にとって非常にスムーズなコミュニケーションを生み出しています。

自分の言葉が聞き取れるようにする

「英語を母国語としない人たちと話しているのだということを忘れないようにしよう」と、私は仕事中に何度も自分に言い聞かせた。子供に本を読み聞かせるように、いいスピードで話すようにしましょう。練習あるのみです。スピードを上げようとしすぎると、ぎこちなく聞こえるし、話し続けるのが難しくなるかもしれない。ただ、話すときのキーワードを知り、はっきりと話すこと。なぜなら、あなたの言葉がはっきり聞き取れなければ、あなたの言葉は相手の耳には「異質な言葉」としてしか届かないからです。

間を持つ

文章と文章の間に一呼吸置く。立ち止まって、次に何を言おうとしているのかを考える。同僚を見る時間を持ちましょう。 みんな大丈夫そうですか？それとも誰かが何か言いたいことがあるように見えますか？ 間を置くことで、同僚はあなたが話していることを理解する時間を持つことができます。 そして、その間に質問が出てくるかもしれないので、彼らに自分の理解を再確認してもらうのです。

オープンマインドで正直であれ

すぐに判断せず、相手の立場に立って考えること。相手の言っていることが、そのままの意味ではないかもしれません。相手の英語レベルはあなたとは違うので、相手が考えている意味も違うことを忘れないでください。誤解もあるでしょうが、心を開いて大目に見ることを心掛けてください。 相手の言葉の裏の意味であれ、間違った文章であれ、何か気になることがあれば、それについて話すべきです。正直に、しかしやはりゆっくりと。同僚やあなたがお互いの視点からすべてを理解するには時間がかかるかもしれません。だから、もし今回メッセージが相手に届かなかったとしても、それを受け入れて次に進もう。あなたにとって本当に重要なことで、それを双方で明確にしたいのであれば、そうしてください。焦らず、ゆっくりとメッセージを伝えましょう。もしそれを受け入れることができるのであれば、そうし、もし同じ問題が発生したら、また試してみてください。

今日はここまでです！これらはあくまでも私個人の意見であり、すべての人が私と同じ経験や同じ考えを持っているわけではないかもしれません。 何が自分に一番合っているかは、人それぞれだと思います。まだまだお伝えしたいことはたくさんあるのですが、長くなりすぎたのでこの辺でやめておきます。 いかがでしたか？何か面白いこと、試してみたいことは見つかりましたか？あるいは、すでにこれらのヒントを知っていたかもしれません！…

それでも、これらのヒントが、自分とは違う言語を話す人々とコミュニケーションを取ろうとしている人たちの役に立つことを願っています。

それではまたの機会に！

How I survive with little Japanese at work

Have you ever worked in a country where you couldn’t speak the local’s language? If the answer is yes, then you got yourself a companion.

Hello! It’s Catt (or Minami), and I’m a ‘foreigner’ (maybe) who’s currently working in a Japanese company a.k.a mgn. Actually, I have a Japanese nationality but I was born in Vietnam. Also, I’m not that fluent in Japanese but I’m not totally new to the Japanese culture either. Anyway that’s another story for another time.

In this post, I want to share my experience working in a Japanese company. But first, we should remember that reaching a level that you can feel equal to a local’s native takes time and through many difficulties. Even though I believe I can understand the culture and the Japanese way of working, it is more challenging than that. These challenges became patterns. And as I started to join more meetings and hands-on activities, I was getting tired of the patterns. I noticed the ‘unproductive-patterns’ was causing me to feel more distance with my co-workers and I was hesitated to participate in group activities.

“What should I do? Is this how it should be? Is this how I should feel at work?”, I thought to myself. —No, this is not how I wanted to work.

Then what are you gonna do about it? I analyze the ‘unproductive-patterns’.

• co-workers speak in their native tongue
  • I speak English
• no translations (both sides)
  • some members cannot understand
  • some members cannot connect to the conversations
  • some members ended up not speaking
• normal speed of talking (both sides)
  • some members cannot catch up because the language is not their native tongue
  • some members give up trying (too much information)

Then with practice, I figured out a more productive pattern to work using little Japanese. These are a few tips that not only helps me but also my co-workers. The tips are created when I think about my co-workers and how to help them understand me. Because helping my co-workers means helping me. If it was only about me, I would have failed this goal already!

Use mixed languages, with notes

Sounds complicated but with anything, you just need practice. I will give context from my own examples. I like to speak in simple English with my co-workers. At first, I thought my approach was a good start because it was easy to understand and my speed was relatively slow. Fast forward to today, I realized that you should always put extra care towards your non-native English peers. I didn’t think much until I experienced it myself.

When I was tired or busy and I attended meetings, most of the time I felt lost and confused (even when my co-workers were speaking in simple Japanese). My brain was rather ‘lazy’ and could not function properly during these times. However, due to these situations, I could relate with my peers. I started to combine more Japanese words to my English sentences and I think this motivates my co-workers to understand me.

In my opinion, using simple Japanese words in my English sentences helps them feel easier to connect with me. It sounds ‘strange’ but it’s almost like they believe they could understand more English. At least that’s what I feel when I hear mixed languages. And from what I could tell, so far it’s working well. Of course, don’t forget to prepare notes that is related to your topic and translate it to their native language. This is extra, but it does provide more depth to your talks and allows your co-workers to have a reference to check their understanding.

Use keywords

During your working hours, pay attention for words or sentences that you hear on repeat from your co-workers. This means, you have to listen to the language that is the base of your company. Make sure to focus on the category that is useful for you. For example, I usually focus on specific sentences that could help me facilitate meetings. I’m not familiar with the Japanese business phrases used when giving a speech or presentations, so I want to use my workplace’s meetings to my advantage! When I find these keywords, I make a memo of it and try to use it the next time I facilitate meetings. This creates a powerful combo: using mixed languages and pairing with Japanese keywords!

Use repetition

Similar to using keywords, when you want your colleagues to remember a specific meaning (of a word or sentences), repetition is the key. Trying to understand each other in another language is difficult, so when you need, just share a keyword or phrase to your co-workers and make sure they understand. Then, whenever opportunities allows, repeat the same words in your sentences. This speeds up the time you need for translations because your co-workers already understand the meaning. Also, you’re killing ‘two birds with one stone’! You are learning and expanding your understanding to their language as you explain it to them and using repetition. While they are remembering your repetitions so they can talk to you better! Personally, this creates a very smooth communication for me and my co-workers.

Make sure people can hear your words

“Let’s remember that we are speaking with people who are not native at English”, I reminded myself many times during work. Make sure you speak in a nice speed, like you are reading a book to your kids. It comes with practice. Don’t try too hard with your speed or you will sound awkward and it might even be harder for you to continue speaking. Just know your keywords when you’re speaking and speak clearly. Because if people cannot hear your words clearly, your words will only come as “alien language” to their ears.

Have pauses

Take a breath between your sentences. Stop and think about what you’re going to say next. Have some time to look at your co-workers. Does everyone looks fine? Or do someone seems like they have something to say. Having a pause also allows your co-workers to have some time to make sense of what you’re saying. And there might be questions during those times that you’re allowing them to reevaluate their understanding.

Be open minded and Be honest

Don’t judge quickly and try to think from another person’s point of view. What they say might not be exactly what they mean. Remember that their English level is different than yours and so, what they think it means is different as well. There will be misunderstandings but be open minded and take it with a grain of salt. If something bothers you, whether it’s the meaning behind their words or the wrong sentences, you should talk about it.

Be honest but again, take it slow. It might take time for you and your colleagues to understand everything from each other’s point of view. So if the message doesn’t reach them this time, accept it and move on. If it’s something that is really important to you and you want to make it clear on both sides, then do it. Get your message across slowly and don’t rush it. If you can accept it, then do so and try again if the same issue arise.

That’s all for today! Just a note that these are only my personally opinions and not everyone has the same experience or the same thinking as me. I believe people knows what works best for them. Although I have so much more to share, this post is getting too long so I will stop here. How was it? Did you find something interesting or something you will try? Or perhaps you already know these tips! …

Nevertheless, I hope these tips will be useful to anyone who is trying to communicate with people who speak a different language than them.

See ya! Until next time!