おつかれさまです！さいとうです。

これはmgn全体を巻き込んだ、とてもこっそりとした、そして壮大な、「とあるプロジェクト」に関する記録です――

はじまり

某月某日、CEOめがねさんより私たちにお知らせがありました。

「関西に引っ越しをします。」

関東から関西への移住です。そしてそれを受けて、ある計画をひらめいたメンバーがいました……そのメンバーはSlackにチャンネルを作り、めがねさんを除くメンバー全員を招待しました。

This is a group channel created to plan a surprised-event. The idea is from me, Catt. For now, let’s keep this a secret to Megane-san! ここはサプライズイベントを企画するために作られたグループチャンネルです。発案者は私、Catです。 とりあえず、この計画とチャンネルのことは、めがねさんには秘密にしておきましょう！

普段私たちはリモートワークを行っているため、一見仕事上に支障はありません。ただ、今までのように気軽に集まれるわけではない場面も出てきます。お引越しに際して、節目ということでサプライズイベントを行おうとなりました。サプライズイベントの建付けとしては、いつも通り Premium Day※ のイベントとして予定を確保し、内容についてはうま〜く伏せて準備をするということになります。

※mgnでは、プレミアムフライデーのかわりにプレミアムデーと称して社内交流イベントを行っています

私たちの挑戦が、いま始まりました。

困難

挑戦に際して、私たちを阻む困難が2つあります。 「予定確保が難しい」 「秘密にしておくのが難しい」 この2つの「難しい」に頭を悩ませました。

挑戦に困難はつきもの。解決のためには、おそらくこの困難を排することが一番の課題です。

会議がめちゃくちゃ多い

複数同時進行しているプロジェクト、お客様との会議はもちろん、社内の会議もセッティングされます。リモートワークでは移動時間を考慮しなくてもよいため、ついつい会議の予定が詰まりがちです。mgnのカレンダー（メンバー全員分を共有しているもの）もそのようになりがち。いつもカレンダーはぎゅうぎゅうです。

いつもの Premium Day では、予定をうまく調整して時間を捻出しているのですが（「先置き」大事です）、それでも予定が被ってしまうことはたまにあります。そういうとき、普段はその時だけ抜ける…等の対応をしていました。しかし、今回はある程度まとまった時間、参加メンバー全員のスケジュールを確保する必要がありました。

これが難しいポイントでした。特に、普段のMTGにくわえ、Principleの詳細を煮詰める会議など社内の会議が増えていたタイミングだったので、サプライズ当日を避けて予定を組むということは、とても大変なことでした。

秘密にしておけない

そして私たちは、秘密を持つのが苦手です（笑）

もちろんパーソナルなことまで何でも、ではないですが、社内のことについて、だいたいなんでもオープンに話し合うのが普通です。

しかしそこはグッとこらえて、秘密裏に計画を立てていました。例えば、Slackのチャンネルだけではリアルタイムに相談ができなかったので、Catと私たちは、週一の英語レッスンの時間を使ってこっそりサプライズの相談をしました。

アイデア

当日までに出たアクティビティのアイデアは以下のようなものでした。

• ゲームをする
• 昼食や夕食を一緒にとる
• きれいな背景とともに集合写真を取る
• 色紙を作って渡す（一番のサプライズ！）
• 高いところから景色を見渡す

サプライズや、思い出の一つとなるようなアクティビティのアイデアが詰まっています。結果としては、この通りすべてのことを行う事になりました！

Premium Dayはオンライン・オフライン同時開催であることが多いです。しかし今回はメンバーそして主役のめがねさんにはオフラインで参加してもらわなくてはならなかったので、昼食や夕食を一緒にとりたいという計画で推し進めました。

当日

当日は事務所に集合することになりました。めがねさんはお昼すぎから事務所に来る予定となっているので、サプライズのために他のメンバーは午前中に集合です。

色紙作り

当日渡す色紙は、メッセージカード付きのものを購入し、カードやシール、イラストなどでデコレーションすることになりました。当日参加できないメンバーにはあらかじめカードを送付し、内容を書いてもらって事務所に返送する流れです。楽しく談笑をしながら色紙づくりをするみなさん…

そして色紙を作り終わった後は、その痕跡を丁寧に処分します。（シールの破片など、どんな小さなものも！）お昼ごはんを食べながら、どのように色紙を渡すか相談しました。

サプライズ！

いよいよお昼すぎ、めがねさんが事務所にやってきました。その時メンバーはUNO、ときならべなど、カードゲームを楽しんでいました。

めがねさんは、事務所に着くなり「もう（このあと行く予定の場所に）出発しようよ！」と乗り気でした。メンバーにはしる緊張――そう、サプライズは事務所で行われるので、なんとかすぐ出発することだけは避けなければなりません。

早速、発案者であるCatが深刻な面持ちでめがねさんに話しかけました。「I need to talk to you about something.…」

めがねさんは当然「どうしたの？別の部屋で話す？（みんなの前で話せる？）」と心配顔。他のメンバーは、今にもお祝いしたいと笑顔が出そうになるのをこらえて、神妙な顔をする演技をしました。

と、ここで種明かしのサプライズ！おどろくめがねさんに色紙を渡しました。それと同時に、オンラインで繋がっているメンバーはその場で、オンラインでは無いものの、オフラインの会場に行けないメンバーの中にはビデオメッセージを送るなど、めいめいにお祝いをしました。

そのあとは予定通りお出かけをして楽しみました。 都庁の展望エリアに行って外を眺めたり、みんなで写真を撮ったり。

そして夜ご飯を一緒に食べて、サプライズの一日は幕を閉じました。

まとめ

あとで聞いたところ、めがねさんは、相談を持ちかけられた時色々な考えが頭をめぐってびっくりしたそうです。

びっくりさせて、ごめんなさい。 「引っ越しはするけど、これからも東京に来るので、あんまり変わらないよ」と言ってくれましたが、私たちは節目をお祝いしたかったのです。

私たちは、普段オンラインを中心に仕事をしています。しかし今回のイベントはオフラインで、直接あつまったからこそできたことです。プレゼントを渡したり、観光・写真を撮ったり、一緒にご飯を食べたり。集まるからこそ一緒にアイスを食べることもできます。

物理的な距離が離れる上で、これからも変わらないこともあれば、変わることもあります。事務所に集まり、プレゼントの色紙を書いてそれを渡し、一緒に行動する。これはオフラインでしかできないことです。

オンラインならではのレクリエーションと同じように、オフラインでしかできないイベントをmgnのメンバーは大切に思っています。だからこそこの計画は生まれ、実行されました。

これからも私たちは両方の手段を用いてチームでのコミュニケーションをとっていくつもりです。

What we can do because we are offline. About the president moving out and setting up a surprise.

Good night! This is Saito. This is a record about a very sneaky and grandiose “a project” involving the entire mgn–.

beginning

On a certain day of a certain month, we received an announcement from CEO Megane. We are moving to Kansai.”

The move from the Kanto region to the Kansai region. And in response, one member was inspired by a plan…… The member created a channel on Slack and invited all members except Megane-san.

This is a group channel created to plan a surprised-event. The idea is from me, Catt. For now, let’s keep this a secret to Megane-san! This is a group channel created to plan a surprise-event. The idea is from me, Catt. For now, let’s keep this plan and the channel a secret to Megane-san!

We usually work remotely, so at first glance, there is no problem at work. However, there are times when we are not able to get together as casually as we used to. We decided to hold a surprise event to mark the occasion of our move. The event will be scheduled as a Premium Day event as usual, and the details will be kept well under wraps.

Our challenge has now begun.

The Obstacles

There were two obstacles that stand in the way of our challenge: “It is difficult to reserve a schedule.” and “It is difficult to maintain the secret.” These two “difficulties” were the ones that troubled us the most. Challenges always come with difficulties. Perhaps the best way to solve the problem is to eliminate these difficulties.

Meetings are crazy.

Multiple simultaneous projects, meetings with customers, as well as internal meetings are set up. Because we don’t have to take travel time into account when we work remotely, we tend to have a lot of meetings scheduled. mgn’s calendar (which is shared by all members) tends to be that way as well. The mgn calendar (which is shared by all members) tends to be like that, too, and the calendar is always jammed.

I always try to make time for Premium Day by adjusting my schedule (it’s important to “put it first”), but even so, there are still times when my schedule conflicts. In such cases, I have usually taken measures such as leaving only at that time. However, this time, I had a certain amount of time and members to attend the event.**Keep everyone on schedule.**It was necessary to

This was a difficult point. In particular, we had more internal meetings such as those to work out the details of Principle in addition to the usual MTGs, so it was very difficult to schedule the event without a surprise on the day of the event.

I can’t keep it a secret.

And we are not very good at keeping secrets (laughs). Of course, we don’t discuss everything, even personal things, but we are usually open to discussing almost anything within the company.

But we held back there and made plans in secret. For example, since we couldn’t consult in real time only on our Slack channel, Cat and I used the time of our weekly English lesson to secretly discuss the surprise.

idea

Activity ideas that came up before the day of the event included the following

• Playing Games
• Have lunch or dinner together.
• Take a group photo with a beautiful background
• Make colored papers and give them to the students (the biggest surprise!)
• Look out over the landscape from a high vantage point

It is full of surprises and ideas for activities that will be one of the most memorable. As a result, we decided to do everything as described!

Premium Day is often held simultaneously online and offline. This time, however, the members and the main actor, Megane-san, had to participate offline, so we pushed forward with the plan to have lunch and dinner together.

very day

We will meet at the office on the day of the event. Megane-san is scheduled to come to the office after noon, so the other members will meet in the morning for the surprise.

decorated with colored paper

The colored paper to be handed out on the day of the event was to be purchased with a message card and decorated with cards, stickers, illustrations, etc. For those members who could not participate on the day of the event, we would send the cards to them in advance, and they would write down the content of their messages and return them to the office. Everyone was having a good time chatting and laughing while making the colored cards….

Then, when you are done making the colored paper, carefully dispose of any traces of it. (Any little thing, like a piece of sticker!) Over lunch, we discussed how we would hand out the colored papers.

Surprise!

Finally, just after noon, Megane-san arrived at the office. At that time, the members were enjoying card games such as UNO and Tokinarabe. As soon as he arrived at the office, he said, “Let’s leave for the place we are going! They were very enthusiastic. The tension that hit the members – yes, the surprise would take place at the office, so we had to somehow avoid leaving right away.

Immediately, Cat, the originator of the idea, waswith a serious look on one’s faceI spoke to Mr. Megane. I said, “I need to talk to you about something…” (I’m going to use English here.) Mr. Megane naturally said, “What’s wrong? Do you want to talk in the other room? (Can you speak in front of everyone?)” (Can we talk in front of everyone?)” He looked worried. The other members acted as if they were about to smile and make mysterious faces, trying to hold back their smiles as they wanted to celebrate at any moment.

And here is a surprise! I handed a colored paper to Odoroku Megane-san. At the same time, we celebrated with online members on the spot, and with those who were not online but could not make it to the offline venue by sending video messages.

After that, we went out and had fun as planned. We went to the observation area of the Tokyo Metropolitan Government Building to look out and take pictures together.

Then we had dinner together and the day of surprises came to an end.

summary

I later heard that Mr. Megane was surprised at the many thoughts that went through his head when he was approached for advice.

I’m sorry to have surprised you. You said, “We’re moving, but we’ll still be coming to Tokyo, so it won’t be much different,” but we wanted to celebrate our milestone.

We usually work mainly online. However, this event was offline, and we were only able to do it because we got together in person. We gave gifts, took sightseeing/photographs, and had dinner together.

Because we gather, we can also eat ice cream together.

On top of the physical distance between us, some things will remain the same and some things will change. We will gather at the office, write gift cards, give them to each other, and work together. This can only be done offline.

The members of mgn value events that can only be done offline as much as they value recreational activities that can only be done online. That is why this plan was born and carried out.

We intend to continue to use both means of communication with our team.