こんにちは！

Committeeとは？

mgnは、一年半前から「Committee」を作って活動しています。 Committeeとは「委員会」のことです。メンバーの中から立候補した少数のメンバーで、社内の決め事に関する草案をあらかじめ作る役割をしています。

たとえば、Principleを決めるときには「Summary Committee」。コーポレートサイトリニューアルのときには「Corporate site Content Committee（略してCCC）」を設立し、定期的に会議を行っています。

委員会システムの発足

mgnは、基本的には「会社のことはみんなで決める」方針です。月に1度Grand Meetingと称してこういった決め事などを扱います。ただ、10数名と小規模なチームであっても、すべての人の意見を聞きながら進めるのが難しいプロジェクトもありました。その代表的なものが、Principleとコーポレートサイトのリニューアルです。

基本的に全員の意見を汲みたいので、会議中に全員で一つのテーマに対してドキュメントを作りますが、これだけでも時間がかかることなので、1回のミーティング1時間はあっという間に過ぎていきます。さらにテーマが大きければ大きいほど、月に一度のミーティングペースで取り組むことにすると、ものすごく長い期間を費やすことになります。私たちが会議をしなくてはいけないことは他にも沢山ある上、全員のスケジュールを合わせることもとても難しい。なので、取り組もうとするなら工夫が必要でした。

そこで生まれたのが、「Committee」です。3〜4人ほどの人数で構成される委員会で、主に決めなくてはいけないことを事前に話し合いまとめたり、必要であれば実際に手を動かすなどの活動が行われます。Grand Meetingでは、進捗の報告と、本当にみんなで決めたいところに絞って時間を使いました。

Summary Committeeの具体的な行動

自分たちが行動する際の指針になるものとしています。強制力はないものですが、なにかに迷った時、これからのことを考える時に助けられています。

全員で考えたもともとのアイデアを全部で9つの項目にまとめ、項目それぞれは下記のような要素で補足しました。

• 日本語タイトル
• 英語タイトル
• First line：「アクション」表す文章
• Bullet list：「考え方」「理由」を表す2−3の項目

項目ごとに大体2時間〜6時間をかけて詳細を決めて行きました。ときに4人だけでは考えが及びきらない項目については一度Grand Meetingに戻し、あらためて全員で考えるということも行いました。結果、とてもよいものが出来上がったと自信を持って言えます。

Corporate site Content Committeeの具体的な行動

これは2024年8月現在、リアルタイムで進行中。コーポレートサイトリニューアルに向けて発足した委員会です普段、お客さまのサイトリニューアルでは3ヶ月かそれ以上からの時間をかけて行っていますが、自分たちのサイトリニューアルとなると普段の業務の合間を見つけてはプロジェクトを進めることになります。すでに結構な時間がかかっていますが、こちらも良いものになると思っています！

決めることはざっと下記のような感じです。

• コンセプト
• 全体の構成
• 大まかなワイヤーフレーム
• 掲載するコンテンツの詳細
• サイト全体の統一感を保つためのルール
• 言葉選びについて

それぞれのステップにおいて一つずつ議論をして、アイデアをまとめていきました。

委員会のよいところ

実際に委員会活動をしてみて、よかったことがいくつもありました。

時間の節約になる

参加するメンバーが少人数のため、単純に時間の節約になります。たとえば、10人が1時間のMTGを行えば10時間ですが、4人が1時間であれば4時間。1回のミーティングですべてが終わるわけではないので、回数が重なれば重なるほど時間が節約になります。

時間の融通がきく

10人それぞれのスケジュールをあわせるのは大変むずかしいです。実際、月に1度のミーティングであっても、すべてのメンバーが参加できるわけではありません。人数が少なければ、それだけスケジュールが合わせやすくなります。もちろん頻繁にスケジュールできるわけではありませんが、比較的スムーズに集まることができています。

意見がちらばりにくい

人数が少ないメリットは意見がちらばりにくいこともあります。必ずしも散らばらないほうが良いかというとそうではないですが、少なくとも収拾がつきやすく、話も脱線しにくくなります。事前にある程度のたたきを決めておく場合には、スムーズに決まることがメリットとなります。

まとめ

mgnには、「みんなで話し合い、みんなで決める」文化があります。メンバーがだんだん増えてくるにつれ、そして決めることが大きくなるにつれ、難しい場面も多く出てきました。それを解決しようと生まれた委員会システムですが、今のところいい感じに運用できています。委員会は実現可能な範囲で決めごとのたたきを作り、最終決定をみんなで行うことで、文化を変えずにいられていると感じています。

The “Committee” of mgn is a group of people who make decisions in advance.

Hello!

What is Committee?

MGN has been working for a year and a half now to create a “Committee”. Committee” means “committee. It is a small number of members who run for office among the members, and its role is to prepare drafts of internal decisions in advance.

For example, when deciding on Principles, we have a “Summary Committee”. When renewing the corporate site, the “Corporate Site Content Committee” (CCC for short) is established and meets on a regular basis.

Inauguration of the committee system

MGN basically has a policy of “everyone decides together about company matters. We call a Grand Meeting once a month to deal with such decisions. However, there were some projects where it was difficult to proceed while listening to everyone’s opinions, even in a small team of 10 or more people. A typical example is the renewal of Principle and the corporate website.

Basically, we want to get everyone’s opinions, so we all work together during the meeting to create a document on a single topic, but this alone is time-consuming, so an hour at each meeting goes by very quickly. The larger the theme, the longer it takes to work on it at the pace of a monthly meeting. There are many other things we have to meet about, and it is very difficult to coordinate everyone’s schedules. So we had to be creative if we wanted to work on it.

The Grand Meeting was used to report on the progress and to focus on the areas where we really wanted to make decisions together. The Grand Meeting was used to report on the progress and to focus on the areas where we really wanted to make decisions together.

Summary Committee’s specific actions

We use it as a guideline for our own actions. It is not mandatory, but it helps us when we are unsure about something or when we think about the future.

The original ideas that we all came up with were summarized into a total of nine items, and each item was supplemented by the following elements.

• Japanese Title
• English Title
• First line: Sentences that express “action
• Bullet list: 2-3 items representing “ideas” and “reasons

We spent approximately two to six hours deciding the details of each item. Sometimes, if an item could not be fully thought out by just the four of us, we would bring it back to the Grand Meeting and have everyone think about it again. As a result, I can say with confidence that we have created a very good product.

Specific actions of the Corporate site Content Committee

This is ongoing in real time as of August 2024. This committee was formed for the renewal of the corporate website, and while we usually spend 3 months or more on a client’s site renewal, when it comes to our own site renewal, we have to find time in between our normal work to work on the project. It has already taken quite a bit of time, but we believe it will be a good one as well!

The decisions to be made are roughly as follows

• concept
• Overall composition
• Rough wireframe
• Details of the content to be posted
• Rules to maintain uniformity throughout the site
• On word choice

In each step, we discussed one idea at a time and put our ideas together.

Good points about the committee

There were a number of good things that came out of actually working on the committee.

Saves time.

Because the number of members participating is small, it simply saves time. For example, a 1-hour MTG with 10 people takes 10 hours, but a 1-hour MTG with 4 people takes 4 hours; not everything is completed in one meeting, so the more times you have more meetings, the more time you save.

Flexible hours.

It is very difficult to coordinate the schedules of each of the 10 members. In fact, not all members can attend even a monthly meeting. The smaller the number of people, the easier it is to schedule. Of course, we are not able to schedule meetings often, but we are able to get together relatively smoothly.

Opinions are less likely to be scattered about.

One of the advantages of having a small number of people is that opinions are less likely to scatter. It is not necessarily better if they do not scatter, but at least they are easier to settle and less likely to derail the conversation. When a certain amount of the preliminary decisions are made in advance, the advantage is that the decisions can be made smoothly.

summary

At mgn, we have a culture of “discussing and deciding together”. As the number of members gradually increased and the number of decisions to be made grew, many difficult situations arose. The committee system was created to solve this problem, and so far it has been working well. I feel that the committee has been able to keep the culture unchanged by making decisions as far as feasible and making the final decision together.