御社、チャットツールでのDM使用率はどのくらいですか?透明なコミュニケーションについて。

おつかれさまでーす!さいとうです。今日はチャットツールについて取り上げてみようと思います。

もはやコミュニケーションに欠かせないチャットツール

「Slack」「Chatwork」「Microsoft Teams」…リモートワーク、フレックスタイム等の制度を利用している会社はもちろん、様々な企業で導入されているチャットツール。みなさんは使っていますか?同期的なコミュニケーションにも、非同期的なコミュニケーションにも、役立ちますよね。

今日はチャットツールについてお話します。「便利だよー!」から一歩踏みこんで、「チャットツールをオープンに使う」ことをテーマに記事を書きます。

DM使ってますか?

どのチャットツールでも。おおむね「DM」は存在しますよね。色々な用途で使われています。 個人情報を多く含むもの、非公開にすべき情報の受け渡し…そういった使い方が考えられます。

DMだけではなく、チャンネルの公開・非公開が設定できるツールもあります。 mgnでは、Slackを利用していて、プロジェクトごとに公開と非公開を使いわけています。 社内に存在する部活(音楽、ゲーム、お酒…)はすべて公開で存在しています。

さて、非公開のチャンネルやDMは、あなたの組織ではどのくらい使われているでしょう。

mgnでのDM使用率

Slackを使っていると、週ごとにレポートがとどきますよね。 今週のワークスペースでは何通のメッセージが飛び交い、公開・非公開のチャンネルやDMはそれぞれ何%使用されたか?いろいろな情報があります。

mgnの場合、DMの使用率はだいたい2%から5%くらいです。非公開チャンネルがあっても、社員全員が招待されています。お客様とのお仕事の際でも、全員が参加させていただいています。基本は担当が主なやり取りを受け持ちますが、他のメンバーもプロジェクトの状況を把握できるようになっています。 特に社内のコミュニケーションチャンネルの場合は、招待漏れがあったとき「すぐ呼ぼう!!」となります。

私たちはどうしてこのようなコミュニケーションをとるかというと、「オープンな情報共有」は「心理的安全性の確保」そして「スムーズで円滑な業務遂行」につながると考えているからです。

透明なコミュニケーションと心理的安全性、情報共有の大切さ

心理的安全性とは

心理的安全性とは、自分の意見や気持ちを安心して表現できる状態のことです。笑われたり、否定されることを恐れて発言できなくなる状態は、ドキドキして発言しにくかったりしますよね。 自分の知らないことを知らない場所でやりとりされていると、自分の気持ちを発言してもなにか言われているのではないか。と疑心暗鬼につながることもありますよね。

「ほとんどがオープンで、みんな同じ情報を共有されている」という共通認識のもと、透明なコミュニケーションがなされていると、「自分のいないところでの会話」がとても少なくなります。 その上でチームとしてコミュニケーションを取ることで、「自分も発言していいんだ」「安全に発言ができる」と思える土壌が形成されていきます。

十分な情報共有

やりとりがDM・限られたプライベートチャットで行われていると、まずは全員に情報が行き渡りません。 自分がメンバーにいないチャンネルや、当然のことながらDMでも、検索では出てきません。

たとえば、「ある事務手続きについて知りたい」と思っていても、不透明な状態ではこのようなことが起こります。

  • 検索に情報がひっかからない
  • みんなに見える場所で聞くのははばかられる
  • 仲のいい同僚や詳しい人に聞く

この繰り返しではナレッジの共有が行われず、結果「何度も同じやり取りが繰り返される」こととなります。 困り事があっても誰に聞けばよいかわからず、自分の話しやすい人に聞いてしまうことってありますよね。

みんなが見えるところでやり取りを行っていると、各々に情報がシェアされるため、同じやり取りをする手間が省けます。 mgnでは、業務上つまづいたところ・わからないことを気軽に聞ける専用チャンネルや、経費で買うものを申請するチャンネル、会計専門チャンネルなどがあります。 業務上のナレッジや、事務手続きなどは、こういったチャンネルに情報が集約されているので、検索するときも簡単に答えが見つかることが多いです。

最後に:すぐに行うのは難しいが、チャレンジする価値がある

心理的安全性の確保という観点から、オープンで風通しのよいコミュニケーションは重要です。 すぐには難しいかもしれません。私たちも、不十分な部分は多々あり、問題に直面することがあります。 それに、極少人数の密なコミュニケーションがある上では、「あ、あの件どうなってる?」と聞けば良いところ、オープンな情報共有の場合には前もって状況説明が必要、などのコミュニケーションコストもかかります。

それでも、私たちが透明なコミュニケーションを選ぶのは、その先にある安全安心かつスムーズな情報共有ができる環境を良しとしているからです。いつでもどこでも、たとえば入社したばかりの方でも、「自分が意見を言ってもいいんだ」と思えて、必要な情報にはだれもがアクセスできる。そうなっていくことで、メンバー全員がどんどんスムーズに働いていけるのではないかと思います。

How often does your company use DM for chat tools? Regarding transparent communication.

Hello! This is Saito. Today I would like to discuss about some of the chat tools.

Chat tools are becoming necessary for communication

Chat tools like ‘Slack’, ‘Chatwork’, and ‘Microsoft Teams’…etc. have been introduced in various companies, including companies that utilize remote work and flextime systems. But what about you? Are you using them? They are useful for both synchronous and asynchronous communication.

Today I would like to talk about chat tools. Let’s go one step beyond the point of, “they are useful!.” Now, I will start to write an article on the theme of “using chat tools openly.”

Do you use ‘DM’ function?

There is generally a ‘DM’ function in every chat tool. It is used for a variety of purposes. It can be used for sending and receiving information that contains a lot of personal information or information that should be kept private…etc.

Not only DM, but there are also other services that allow you to set your channel public or private. In mgn, we use Slack as a communication tool. Depending on each project, we will set the channel public or private. All of our in-house social activities that exist within the company (channels related to music, games, alcohol…) were set to public.

So, how many private channels and DMs are used in your organization?

‘DM’ usage in mgn

When we use Slack, we can receive a weekly report. How many messages that flew in your workspace during the week? What percentage of each public and private channel or DM was used? There are all sorts of information.

For mgn, DM usage is roughly 2% to 5%. Even if there was a private channel, all of our team members were invited. Even when it is working with clients, all team members were invited. Basically, the person in charge of the project will handle the main communication. However, other team members were also invited to make it accessible for them to keep track of the status of the project. Especially, when it involves our channel for ‘internal communication’, if someone noticed a team member is left uninvited, we will “call the member right away!”.

The reason why we (mgn) communicate this way is because we believe that “openly sharing” is connected to “psychological safety” and also is one of the keys to running a business “smooth and efficient.”

The importance of transparency in communication, psychological safety, and information sharing

What is psychological safety?

Psychological safety is referring to a state of being able to express one’s opinions and feelings in a safe and comfortable manner. If it is in a state where you feel the fear of being laughed at or denied, it can make you nervous and therefore difficult to speak up. When people are communicating about things they don’t know in places they don’t know, they might be worried that something will be said about them if they express their feelings. And that can sometimes lead to doubts and skepticism.

When communication is transparent and based on one common understanding that “majority of the information is open and everyone is sharing similar information,” it is rare to have times where we talk about something without a certain member. By communicating as a team with this in mind, a foundation is formed. A foundation where people feel ‘safe to speak up’ and that ‘it is okay for them to speak up’ as well.

Sufficient information sharing

First of all, if the communication is done through DMs and limited to private chats, not everyone will be informed. If you are not a member of a channel, even if you look it up in DMs, no result will appear.

For example, when you want to know about a particular administrative procedure, this will happen in a state of uncertainty.

  • Information will not be found in search
  • You are not comfortable asking in a place where it’s visible to everyone
  • Ask a colleague who’s close to you or someone who’s familiar with the topic.

This repetition leads to a situation where knowledge is not shared, and as a result, ‘the same exchange is repeated over and over again’. When we encounter a problem, we may not know who to ask, so we often end up asking the person we feel most comfortable talking to.

However, if the information is shared in a place where it’s visible to everyone, it will save time and effort when needed instead of having to repeat the same information all over again. In mgn, there are channels created for different purposes. There is a channel where you can casually ask about things you stumble upon or don’t understand in your work, a channel to apply to buy things with your expenses, a channel dedicated to accounting, and more. Since business related knowledge and administrative procedures were gathered in these channels, it is often easy to find answers when searching for them.

Though it is difficult to carried out right away, it is worth the challenge

In terms of ensuring psychological safety, having an open and airy communication is important. It might be difficult to do right away. There are many areas where our company also sometimes are inadequate and face problems. Moreover, having private communications with only a small number of people, you can ask things like, “How’s that thing going?,” directly and fairly easy. However, in the case of transparent information, it is necessary to be prepared and explain the situation in advance. Thus, the consequences can involved in miscommunication.

Nevertheless, we choose a ‘transparent communication’ because we believe in a safe, secure, and a smooth information sharing environment that will enables us to continue moving further ahead. Anytime, anywhere, such as for those who have just joined the company, everyone can feel that it is “okay to express their opinions”, and everyone can have access to the information they need. I believe that by choosing this route, all members will be able to work together more and more smoothly and efficiently.